Le loueur de voiture ou agent de location reçoit le client ou lui répond au téléphone ou via internet.
Si ce dernier n’est pas fixé ou hésite sur la nature du véhicule à louer, il le conseille en fonction de son besoin et de la nature du parc dont il dispose. L’agent examine avec le client les différents types contrats de location adaptés au temps d’utilisation du véhicule et/ou aux distances et kilométrages envisagés.
Son travail est autant commercial que technique. Il vend un service le plus adapté possible à des clients dont les besoins sont variés. Le plus souvent, il aide le client à remplir le contrat de location et c’est lui qui perçoit le paiement.
Si l’agence gère une clientèle d’entreprises qui louent des voitures à l’année c’est lui qui en gère les dossiers.
Sa fonction est également technique, sauf dans les très grosses agences de location où il existe une stricte division du travail.
Il est de toute façon en contact avec les mécaniciens de l’agence. Il remet le véhicule au client, dresse l'état des lieux du véhicule transmis et, si besoin est, lui explique le fonctionnement ou le mode d’emploi des éventuels équipements annexes. Cette tâche est fréquente en cas de location de véhicules utilitaires à des clients qui n’ont pas l’habitude de s’en servir, camionnettes de déménagement, par exemple.
A la fin du contrat c’est l’agent qui réceptionne le véhicule au retour, l’examine, vérifie son état puis dresse le bordereau de réception. En cas de litige ou d’incident non prévu dans le contrat de location, c’est lui qui règle le problème ou qui le transmet au chef d’agence sous la responsabilité duquel il travaille.
L’agent de location travaille selon des horaires fixes en fonction des heures d’ouverture de l’agence. Ces derniers peuvent impliquer le travail durant le week-end et parfois les jours fériés pour assurer la réception des véhicules au retour de location. Ce type d’horaires décalés est fréquent dans les succursales de location situées dans les aéroports ou les grandes gares. L'activité peut être aussi fluctuante selon la saisonnalité (périodes estivales) ce qui exige parfois une certaine flexibilité.
Ayant le sens du service et le contact facile, l'agent de location doit avoir une présentation soignée.
Enfin, certaines grandes entreprises de location demandent à leurs employés, qui sont au contact de la clientèle, de porter un uniforme à leurs couleurs et de parler un anglais courant.
