Le secrétaire de mairie est employé dans les communes de moins de 3 500 habitants. Il exerce quelquefois dans plusieurs communes à la fois pour les plus petites. Dans ces communes, il joue un rôle essentiel auprès des habitants et des maires dont il est parfois l'unique collaborateur. Il assure de multiples missions. Selon l’importance de la commune, il peut être polyvalent (zone rurale) ou spécialisé.
Le secrétaire de mairie organise et assure l'accueil des usagers du service public dans les meilleures conditions (demandes de pièces d’identité, accueil des nouveaux habitants, demandes de logement, consultation généalogique, cadastre, traitement des réclamations...). Il prépare et rédige les actes officiels : état civil (naissance, mariage, décès), délibérations du conseil municipal, arrêtés municipaux (circulation, collecte des déchets…). Il tient à jour la liste électorale, met en place l’organisation des élections et connaît le Code électoral.
Il assiste le maire dans l’élaboration du budget et est garant de son exécution. Il doit donc connaitre les règles budgétaires et comptables ainsi que le Code des marchés publics. Il s’occupe également du management des équipes et des ressources humaines. Il suit les dossiers d’urbanisme, la gestion du cimetière. Il peut assurer, sous l’autorité de l’élu concerné, la responsabilité des services techniques (voirie, espaces verts). Il monte les dossiers de subventions (conseil général, régional, Union européenne) et anime des partenariats avec d’autres communes.
Le métier exige un parfaite connaissance du Code général des collectivités territoriales, une veille constante de l’actualité des lois et des règlements. Il demande par ailleurs de nombreuses qualités : compatibilité avec le maire, rigueur, autonomie, aptitude à la gestion des conflits, discrétion et neutralité et bien entendu le sens du service.
En 2023, on recense près de 23 000 secrétaires de mairie ; mais les besoins sont loin d'être couverts (1 900 postes à pourvoir, 1/3 des secrétaires de mairie partiront à la retraite d'ici 2030). Pour faire face aux difficultés de recrutement, le métier va être progressivement revalorisé (requalification des agents de catégorie C en catégorie B, hausse du salaire, fonction repositionnée en catégorie A ou B exclusivement).
