Le métier de documentaliste s'exerce à différents niveaux de compétence.
L'assistant documentaliste assure les tâches d'exécution nécessaires à la gestion d'un système documentaire.
Le documentaliste alimente les bases de données, analyse, indexe et exploite les documents.
L'ingénieur documentaliste conçoit, organise et dirige des systèmes documentaires.
L'expert documentaliste, responsable de la politique documentaire d'une entreprise, sait trouver des solutions.
Le documentaliste se tient au courant des nouvelles parutions par plusieurs moyens : bibliographies, revues spécialisées, banques de données, fils RSS, enquêtes… Il sélectionne les documents à acquérir et, pour chaque document réceptionné, il établit une notice catalographique (carte d’identité). Après en avoir analysé le contenu et extrait les idées essentielles, il les traduit en langage documentaire.
Le documentaliste aide aussi les consultants dans leur recherche et dans la manipulation des fichiers électroniques. Il assure parfois un travail de promotion en organisant des expositions ou des animations.
Le documentaliste du secteur audiovisuel recherche des documents (images fixes ou animées) pour un journal télévidé ou un magazine d’information. À ce titre, il participe aux conférences de rédaction. Il archive les éditions et les rushes.
Dans l'édition, le documentaliste prépare différents dossiers pour le secrétaire d'édition, l'illustrateur, le graphiste…
La révolution numérique a engendré de nouveaux métiers ou de nouvelles fonctions.
Le gestionnaire de données est spécialiste des banques de données numériques.
Le chargé de veille documentaire assure l’interface entre les spécialistes d’un domaine (biologistes, publicitaires…) et les sources d’information.
Le rédacteur documentaliste rédige des notices d’utilisation, des procédures qualité, des manuels…
Le record manager gère les archives vivantes d’une entreprise pour sauvegarder son patrimoine historique.
Le consultant en système d’information, travailleur indépendant, est rattaché à une société de services en ingénierie documentaire (audit et conseil).
La fonction publique (notamment la fonction publique territoriale) et l'Éducation nationale (concours de professeur documentaliste) emploient un grand nombre de documentalistes.
Dans le privé, les employeurs sont surtout de grandes entreprises qui possèdent un centre de documentation.
Qualités indispensables : polyvalence, maîtrise de l'informatique et d’internet, connaissance d’une langue étrangère. Dans l’audiovisuel, il faut aussi de bonnes connaissances en sémiologie et en droit de l’image et de l’information.
