Présent à toutes les étapes d’une procédure, le greffier ou la greffière garantit l’authenticité des décisions du juge. Tout jugement rendu en son absence peut être annulé, car il serait entaché d’un vice de forme. Sa mission principale consiste à transcrire les débats lors d’un procès, à dresser des procès-verbaux et à rédiger les décisions du tribunal.
Mais le greffier n'est pas seulement garant de la procédure en audience. Il doit auparavant constituer les dossiers, enregistrer les affaires, rédiger les actes et prévenir les parties de la date de l’audience. Le greffier conserve les pièces, les archives et les actes dont il peut délivrer des copies. Il exerce également des fonctions d'accueil et d'information des justiciables (mais non de consultation juridique), notamment lorsqu’il est affecté au service d’accueil unique du justiciable (SAUJ)
C’est un métier qui nécessite le sens du contact, où il faut être méthodique et organisé, précis, d’une extrême rapidité de réaction. En certaines circonstances la discrétion de ce fonctionnaire doit être totale.
Le greffier peut exercer dans un tribunal civil ou une cour d'appel (fonctionnaire catégorie B). D'ici 2027, le ministère de la Justice prévoit de recruter 1 700 greffiers des services judiciaires.
