L’officier d’état civil réceptionne les déclarations et établit des actes d’état civil : déclaration de naissance, de décès. Il établit les dossiers de mariage et délivre les livrets de famille. Il communique aussi les autorisations de fermeture de cercueils. Il tient à jour les registres.
L’officier d’état civil est garant de la confidentialité et de l’authenticité des actes. Il engage sa responsabilité civile et professionnelle lors de leur rédaction, en cas d’erreur ou d’oubli.
L’officier d’état civil se tient au courant de l’actualité des lois et des règlements concernant son activité (autorité parentale, transmission du nom, loi sur la filiation…).
Il travaille sous l’autorité d’un responsable et souvent en réseau avec des officiers d’état civil d’autres communes.
Si l’officier d’état civil assure toujours l’accueil physique et téléphonique, il doit de plus suivre le développement de l’e-administration ; il maîtrise donc les outils informatiques de gestion et de communication, notamment avec internet.
Il travaille en bureau et au guichet d’accueil, seul dans les petites communes. Mais dans les villes, il peut se déplacer en maternité, par exemple, ou en établissement d’accueil pour personnes âgées (livret de famille, numérisation de pièces).
L'officier d'état civil a reçu délégation du maire pour assurer ses missions et signer les actes qu'il dresse. L’arrêté portant délégation de signature doit être transmis au préfet ou à son délégué, ainsi qu’au procureur de la République près le tribunal de grande instance dans le ressort duquel se trouve la commune intéressée.
L’officier d’état civil fait preuve d’une grande disponibilité. Il est très rigoureux et sait prévenir et gérer les conflits avec le public.
