Le secrétaire assistant est le premier interlocuteur des collaborateurs, mais aussi de leurs partenaires extérieurs (clients, fournisseurs...). C'est lui qui met en forme les documents, classe les dossiers, gère les appels téléphoniques, prend les rendez-vous, s'occupe du courrier...
Organisation, méthode, discrétion, bonne présentation, mais aussi esprit d’initiative et autonomie sont demandés à un assistant.
La diversité des tâches traitées et des outils utilisés, la nécessité de devoir s’adapter à des interlocuteurs très différents (patrons, personnels des services, clients, administrations) font des capacités d’observation et d’adaptation les qualités indispensables d’un bon secrétaire.
Le ou la secrétaire doit savoir où trouver l’information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement.
Il ou elle doit savoir maîtriser tous les outils bureautiques et internet. Savoir prendre des notes, faire une synthèse, rédiger tant sur papier que sur messagerie électronique sont les compétences indispensables de la secrétaire-assistante.
Le secrétaire assistant exerce dans tout type d'entreprise publique ou privée, des associations...L'armée de terre recrute près de 16 000 postes chaque année y compris pour les fonctions transverses tel que secrétaire-assistant. Au sein de l'armée de terre, le secrétaire assistant participe à la bonne gestion des services administratifs (dispatching du courrier, présence et absence du personnel, état opérationnel du personnel, compte des repas...)
